Berufe - Info: Kauffrau / -mann für Büromanagement

Der neue Beruf ab 1. August 2014 löst die Ausbildungen zur/zum Bürokauffrau/ Bürokaufmann, Kauffrau /Kaufmann für Bürokommunikation und Fachangestellte/r für Bürokommunikation ab.

Ziel der dualen Ausbildung ist eine umfassende bürowirtschaftliche, kaufmännische sowie bürger- und kundenorientierte Handlungsfähigkeit in unterschiedlichsten Verwaltungsbereichen.

Mit der Modernisierung des neuen Büroberufs können Ausbildungsbetriebe künftig flexibler entsprechend ihrem Leistungsprofil ausbilden, denn neben den Kernqualifikationen spezialisieren sich die angehenden Fachkräfte in zwei Wahlqualifikationen, die bei der Pittler ProRegion Berufsausbildung GmbH in Kooperation mit der Stadt Langen in den Bereichen „Verwaltung und Recht“ sowie in der „Öffentlichen Finanzwirtschaft“ erfolgen wird.

Um den speziellen Aufgaben der öffentlichen Verwaltung Rechnung zu tragen, muss im Rahmen der praktischen Ausbildung eine „Dienstbegleitende Unterweisung“ von 420 Zeitstunden am Verwaltungsseminar in Frankfurt absolviert werden.

Rechtsgrundlage des neuen Büroberufs ist neben der Ausbildungsverordnung vom
11. Dezember 2013 eine ebenfalls ab dem 1. August 2014 bis 31. Juli 2020 in Kraft getretene Erprobungsverordnung.

Die Ausbildung im dualen System dauert 3 Jahre.
Die praktischen Ausbildungsabschnitte erfolgen bei Pittler ProRegion in Kooperation mit der Stadt Langen.
Die theoretische Ausbildung findet bei der Max Eyth Schule (Berufsschule) in Dreieich statt.

Anstelle der bislang üblichen Zwischenprüfung tritt eine „gestreckte Abschlussprüfung, d. h. anstatt der Zwischenprüfung wird Teil 1 der Abschlussprüfung bereits im 2. Ausbildungsjahr geprüft.

Eine Verkürzung der Ausbildungsdauer um 1 Jahr kann nach §§ 7 und 8 BBiG erfolgen.

Für diesen Beruf wird Mittlere Reife vorausgesetzt. Es werden aus den beiden letzten Zeugnissen die Noten Deutsch und Mathematik herangezogen. Aus den vier Noten wird der Durchschnitt ermittelt, der den Wert „befriedigend“ nicht unterschreiten darf.
Grundsätzlich findet ein Auswahlverfahren mit Eignungstest statt.

Aufgaben und Tätigkeiten

Sie sind Fachleute für Textgestaltung und Kommunikationsübermittlung. Am Rechner erledigen Kaufleute für Bürokommunikation den Schriftverkehr und erstellen Statistiken und Dateien. Weiterhin führen sie Terminkalender sowie Urlaubslisten und bereiten Reisen und Besprechungen vor. Auch die Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, die Kundenbetreuung und Bereiche der Personalverwaltung fallen in ihren Aufgabenbereich. Ferner sind sie mit Aufgaben des Rechnungswesens betraut, sie kontrollieren z.B. Rechnungen und begleichen diese. Darüber hinaus buchen sie Kontierungsfälle aller Art oder führen Kostenrechnungen durch. Außerdem assistieren sie bei Verkaufsgesprächen, Tagungen und Seminaren.

Worum geht es?

Kaufleute für Bürokommunikation übernehmen Sekretariats- und Assistenzaufgaben: Sie koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor und bearbeiten den Schriftverkehr. Außerdem erledigen sie kaufmännische Aufgaben in Bereichen wie Rechnungswesen und Personalverwaltung.

Organisationstalente In unterschiedlichen Unternehmen der Industrie und des Handels, aber z.B. auch in der Verwaltung oder bei Verbänden, sind Kaufleute für Bürokommunikation die rechte Hand des Managements. Sie empfangen Besucher, nehmen Telefonate entgegen, erledigen die Korrespondenz sowie alle anfallenden Büroarbeiten. Sie müssen Organisationstalente sein: Eine Hotelreservierung muss per E-Mail bestätigt werden, ein Kunde möchte per Fax Unterlagen geschickt bekommen und der Abteilungsleiter muss an seinen Besprechungstermin am Nachmittag erinnert werden. Darüber hinaus sind sie für die Verwaltung von Büromaterial zuständig und händigen den Kollegen bei Bedarf z.B. Schnellhefter sowie Schreibblöcke aus. Um Kunden, Kollegen, Behörden, Verbänden und Lieferanten fundierte Auskünfte erteilen zu können, müssen Kaufleute für Bürokommunikation ihren Betrieb, die verschiedenen Arbeitsbereiche sowie die Zuständigkeiten von Kollegen und Vorgesetzten gut kennen. Auch wenn es im Büro einmal etwas hektisch zugeht, behalten sie den Überblick.

Alles erledigt?

Im Büro gehören Computer, Fax, Diktiergerät und Telefonanlage zu ihrem Arbeitsalltag. Den Schriftverkehr erledigen Kaufleute für Bürokommunikation mithilfe von Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen. Um aus großen Datenbeständen die benötigten Informationen herauszufiltern, benötigen sie ein gutes Gespür für Zahlen. Rechtschreibung und Grammatik beherrschen sie bei der Korrespondenz sicher. Wenn Tagungen vorbereitet werden müssen, buchen und reservieren Kaufleute für Bürokommunikation Hotelzimmer und Verkehrsmittel für Geschäftsreisen. Dafür ermitteln sie z.B. per Internet die günstigsten Verkehrsverbindungen. Sie bereiten Sitzungen und Besprechungen vor und verschicken Einladungen. Außerdem betreuen sie Kunden und assistieren bei Verkaufsgesprächen, Tagungen und Seminaren. Je nach Aufgabengebiet können Kaufleute für Bürokommunikation auch in Bereichen wie Personalverwaltung, Rechnungswesen, Marketing oder Öffentlichkeitsarbeit tätig werden. Dann sammeln sie beispielsweise Belege, erstellen, kontieren und begleichen Rechnungen oder bearbeiten Vorgänge wie Urlaubs- und Krankmeldungen. Auch übernehmen sie ggf. die Pflege des Firmenprofils in sozialen Netzwerken, aktualisieren nach Vorgabe die Homepage des Unternehmens und wirken bei Onlinemarketing-Kampagnen mit, beispielsweise indem sie die Adressen für den Newsletter-Verteiler aktualisieren.